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La certificación o justificación constituye una de las principales obligaciones que deben cumplir las entidades beneficiarias de ayudas y fondos europeos. La Unión Europea cuenta con reglas propias y requisitos que condicionan la forma en la que los proyectos deben gestionarse y justificarse, y que es fundamental comprender, ya que las entidades beneficiarias deben adaptar su funcionamiento a estas exigencias para asegurar el éxito.
El objetivo de este curso es que los participantes conozcan y comprendan el alcance y la envergadura de la gestión técnica, financiera y administrativa de los proyectos financiados por Horizon Europe y sean capaces de poner en marcha en sus organizaciones un método de gestión eficiente, eficaz y transversal para todos sus proyectos de I+D+i.
Se trabajarán las reglas y normas que rigen los proyectos financiados por Horizonte Europe, tanto en el momento de preparación de la propuesta y elaboración del presupuesto, como durante su ejecución y en caso de auditoría.
Curso de especial interés para potenciales beneficiarios Horizon Europe.
Universidades, pymes, centros tecnológicos, fundaciones de investigación, empresas de base tecnológica…
LA APROBACIÓN DEL PROYECTO
- Período de negociación:
- Revisiones del plan de trabajo y presupuesto.
- Pautas iniciales de gestión. Negociaciones con los miembros del consorcio.
- Formalismos legales:
- Principales tipos de acuerdos.
- Grant Agreement.
- Consortium Agreement.
- Principales tipos de acuerdos.
- La firma de contratos:
- Implicaciones y responsabilidades.
- Riesgos y garantías.
COORDINAR Y GESTIONAR UN PROYECTO HORIZON EUROPE
- Estructura de gestión:
- Organismos clave en la gestión de un proyecto europeo: roles a nivel del programa y roles a nivel del proyecto.
- Toma de decisiones y resolución de conflictos.
- Sistema de gestión del proyecto:
- El alcance de la gestión de un proyecto Horizon Europe.
- Directrices e instrumentos de comunicación interna y externa.
- Protocolos de actuación que garanticen una adecuada pista de auditoría.
- La planificación de la ejecución técnica y financiera:
- Elaborar un plan de trabajo del proyecto.
- Asignación de funciones y responsabilidades.
- Calendarios y agendas.
- Desglose de presupuesto: previsiones de costes.
- Asignación de recursos por volumen de trabajo.
- Mecanismos de corrección de desviaciones.
- Sistema de seguimiento y alerta.
- Planificación financiera.
- Prefinanciación y solicitudes de pago.
- Medidas de control y seguimiento financiero.
- Medidas de optimización de presupuesto.
- Desvíos presupuestarios.
- Tratamiento de modificaciones contractuales.
- ¿En qué caso se necesita enmienda?
- Procedimiento y tramitación.
- Alternativas a la enmienda: proceso simplificado.
- Consejos y recomendaciones.
- Tratamiento de obstáculos y barreras, ¿qué puede salir mal?
- Factores externos: legales, financieros….
- Factores internos: capacidades, intereses, conflictos…
- Plan de contingencias.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
- Principio de buena gestión financiera, ¿a qué nos enfrentamos?
- Nociones básicas de gestión del gasto.
- Tipos de subvención en Horizon Europe: gastos reales, costes unitarios, flat rate, lump sum.
- Condiciones de elegibilidad del gasto en Horizon Europe.
- Partidas de Gastos elegibles:
- Tipos: personal, subcontrataciones, purchases, etc.
- Cálculo de costes.
- Gestión documental y pista de auditoría.
- Otros aspectos financieros:
- Affiliated entities Horizon EU.
- Third parties con y sin contraprestación económica.
- Facturas internas.
- Diferencias Horizon Europe/Horizon 2020
VERIFICACIONES Y AUDITORÍAS
- Alcance de las auditorías en los proyectos europeos. ¿Qué nos van a auditar?
- Prever y planificar los controles administrativos y técnicos que puede sufrir el proyecto (garantizar una pista de auditoría adecuada).
- Verificaciones de gestión.
- Verificaciones administrativas y financieras.
- Las listas de comprobaciones.
- Análisis de listas de comprobaciones oficiales.
- Archivo y conservación de la documentación.
- Novedades 2021-2027.
PARTICULARIDADES
- ¿Qué hacer si un socio se cae?
- ¿Qué hacer si un socio no justifica su trabajo?
- ¿Qué hacer si el calendario del proyecto no se puede cumplir?…
- ¿Qué hacer cuando mis gastos reales no justifican el total del presupuesto aprobado?
SITUACIONES Y CASOS PRÁCTICOS
- Resolución de diversas situaciones reales derivadas de la casuística del consultor.
- Resolución de casos prácticos relacionados con el cálculo de los costes de personas basados en incidencias y situaciones reales derivadas de la implementación de proyectos.
- Análisis de los principales errores cometidos en certificaciones de gastos Horizon Europe.
- Facilitar a los participantes un protocolo de actuaciones y recomendaciones para la correcta gestión y justificación de las operaciones financiadas bajo Horizon Europe.
- Entrenar las capacidades y aptitudes necesarias para enfocar la coordinación, la gestión y el control de los fondos y ayudas conforme los criterios y requisitos marcados por la UE.
- Dar a conocer las particularidades de la gestión financiera y coordinación de los proyectos financiados Horizon EU.
- Instruir a los participantes en los sistemas de control y auditoría requeridos por la UE para realizar una justificación económica y técnica con garantías de éxito antes, durante y después de la ejecución de los proyectos.
Un taller de trabajo virtual, basado en la metodología learning by doing, que busca la aplicación inmediata de lo aprendido en el entorno profesional del participante. De ahí, que a lo largo de la acción formativa se lleven a cabo dinámicas, ejercicios y simulaciones que faciliten la asimilación de los contenidos y favorezcan su posterior puesta en práctica. Las sesiones serán coordinadas por una consultora sénior en activo que aporta como valor añadido, su saber hacer y experiencia.
María Noval Ramos
Senior EU Project Consultant.
Desde 1995 ha coordinado una cartera de más 100 proyectos financiados por la UE y gestionado más de 150M€ participando en programas 5PM, 6PM, 7PM, H2020, LIFE, Interreg, Erasmus+ entre otros.
- Facilitar a los participantes un protocolo de actuaciones y recomendaciones para la correcta gestión y justificación de las operaciones financiadas bajo Horizon Europe.
- Entrenar las capacidades y aptitudes necesarias para enfocar la coordinación, la gestión y el control de los fondos y ayudas conforme los criterios y requisitos marcados por la UE.
- Dar a conocer las particularidades de la gestión financiera y coordinación de los proyectos financiados Horizon EU.
- Instruir a los participantes en los sistemas de control y auditoría requeridos por la UE para realizar una justificación económica y técnica con garantías de éxito antes, durante y después de la ejecución de los proyectos.
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